بزرگترین مرجع آموزش ، مقاله و ایجاد فرصت شغلی مدیریت پروژه در ایران

نکات پنج گانه جلسات کنترل پروژه

به نوشته سایت صادق فر دات ای ار:

هیچ مدیر پروژه ای دوست ندارد جلسات کنترل پروژه اش به درازا کشیده شود. بنابراین لازم است این گونه جلسات بسیار متمرکز برگزار گردد و به شدت مدیریت شده و گروه پروژه را یک گام به سوی اهداف نزدیک کند. اگر مدیر پروژه به این مهم دست یابد می تواند انگیزه گروه پروژه را نیز افزایش دهد. در این نوشتار ۵ نکته برای کمک به مدیر پروژه در راستای بهتر برگزار کردن جلسات کنترل پروژه مطرح شده است:

نکته اول: برنامه ریزی خردمندانه

به منظور حصول اطمینان از اینکه بیشتر زمان جلسه در اختیار شما خواهد بود باید آن را به طرز خردمندانه ای طرحریزی کنید. قبل از برگزاری هر جلسه ۳ هدفی که می خواهید در جلسه به آنها دست یابید را یادداشت نمایید. در اینجا چند نمونه از این اهداف آورده شده است:

– من می خواهم گروه پروژه بداند که ما در مسیر درست هستیم.

– من می خواهم تمام موضوعات و خطرات احتمالی مطرح گردد.

– من می خواهم گروه پروژه به احساس ارزش و انگیزه برسند.

اکنون شما به این نکته نیاز دارید که چگونه جلسه را اداره کنید تا به اهداف تعیین شده خود برسید. پس حتما نکات بعدی را نیز به دقت از پیش رو بگذرانید.

نکته دوم: باز و بسته کردن دقیق

بسیاری از مردم به خاطر باز و بسته شدن پرده های تئاتر موضوع آن را بیشتر به خاطر می سپارند. بنابراین جلسات کنترل پروژه را به دقت باز و بسته کنید. هنگامی که جلسه را شروع می کنید به اعضای جلسه بگویید چه هدفی از برگزاری این جلسه دارید و بگویید از آنها چه می خواهید. همچنین شرح دهید که چرا این موارد مهم هستند. این نکته توجه گروه پروژه را جلب خواهد کرد و بدین صورت صحنه نمایش تنظیم می شود. هنگامی که جلسه را به پایان می رسانید نیز به آنها بگویید بر سر چه مسایلی توافق شده و گام های بعدی کدام است.

نکته سوم: کنترل گفتگو ها

شما باید جلسه در تمام لحظات آن در کنترل کامل خود داشته باشید. به منظور حصول اطمینان از اینکه این کار به درستی صورت می گیرد اقدامات زیر را انجام دهید:

– جلسه را با دستور جلسه مدونی آغاز کنید.

– هیچ گاه مساله را به تنهایی مطرح و دنبال نکنید.

– به این امر اشراف پیدا کنید که یک نفر تسلط بر تمامی موارد ندارد.

– این را بدانید که هر کسی گفته های خودش را دارد.

– جلسه را با ایستادن یا نشستن در محل برجسته ای از اتاق شروع کنید.

– برای افزایش حضور ذهن افراد حین جلسه، صدای خودتان را کمی بلند کنید.

– هنگامی که صحبت افراد طولانی می شود، افت و خیز متناوبی داشته باشید و از طولانی شدن صحبت ها جلوگیری کنید.

– مودب و قوی باشید.

– جلسه را مشابه یک مربی فوتبال مرتبا کنترل کنید بدین منظور تمام زمان جلسه را ببینید، مطالب را بشنوید و گروه را هدایت کنید.

– از شخص دیگری برای ثبت صورت جلسه درخواست کنید.

بدین صورت شما خواهید توانست تمام گفتگوهای جلسه را به درستی کنترل کرده و به سه هدف از پیش تعیین شده دست یابید.

نکته چهارم: پیاده شو با هم بریم!

در بسیاری از جلسات یک موضوع می تواند زمان عمده ای از جلسه را مصرف کند. اگر موضوع مطرح شده با اهداف جلسه مرتبط نباشد آن وقت به اعضای جلسه بگویید پیاده شوید با هم برویم!

موضوعات را روی یک تخته یا کاغذ ثبت کنید و بعد از پایان جلسه هر کدام را با اعضای مرتبط جلسه مطرح سازید. این کار جلسات را کوتاه تر و متمرکز می سازد.

نکته پنجم: اقدام گرایانه رفتار کنید

پروژه ها همگی راجع به فعالیت هایی هستند که انجام می شوند. بنابراین اطمینان حاصل کنید تا حد امکان تمام نتایج جلسات در زمان های مقرر پایان یابند. تمرکز بر روی مصوبات جلسات ضروری است و روشی بسیار مناسب برای کاهش طول جلسات است.


دیدگاه خود را بیان کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Menu Title