بزرگترین مرجع آموزش ، مقاله و ایجاد فرصت شغلی مدیریت پروژه در ایران

مراحل پنج گانه مدیریت پروژه

مراحل پنج گانه مدیریت پروژه

تمام پروژه ها دارای ویژگی های مشابهی هستند.بنابراین تمام مراحلی که در فرایند مدیریت پروژه تعریف می گردد، درمورد تمام پروژه ها یکسان است.هر پروژه دارای مراحل قایل پیش بینی است که با یک ایده شروع می شود و با تحویل پروژه و دستیابی به اهداف آن خاتمه می پذیرد.

هر پروژه در مجموع دارای پنج مرحله است.آغاز،طرح،اجرا،کنترل و بسته شدن.این مراحل به تأیید انستیتوی مدیریت پروژه رسیده و تحت عنوان مراحل مدیریت پروژه معرفی شده است(تمام تعاریف ،مفاهیم و پارامترها در زمینه ی مدیریت پروژه ،توسط موسسه ی PM.B.O.K پیشنهاد می شود و در انستیتوی مدیریت پروژه بررسی می شود،مورد تأیید قرار می گیرد).

هر یک از این مراحل ،نیازمند مهارت ها و تخصص های خاص خود هستند که در ادامه به آن ها اشاره خواهد شد.امنون با نگاهی به پنج مرحله ی مدیریت پروژه ،تا حدودی با این مراحل آشنا می شویم و خواهیم دید که چگونه پروژه از یک ایده آغاز می شود و به اهداف ختم می شود.

مراحل پنج گانه مدیریت پروژه

مرحله ی آغاز

مرحله ی آغاز مرحله ای پر تنش است و شامل تأیید پروژه(به عنوان پروژه ای که ارزش انجام و به کارگیری ابزار مدیریت پروژه را دارد)می باشد.پس از تأیید پروژه باید چشم اندازی از آن ترسیم شود و براساس وسعت این چشم انداز ،اهداف پروژه تعیین گردد.در این مرحله ،به طور معمولی افرادی که هرکدام نقشی کلیدی و مؤثر دارند،گرد هم می آیند و به عنوان تیم پروژه (یا تیم مدیریت)وارد مرحله ی برنامه ریزی می شوند.اقدامات دیگری که در این مرحله صورت می گیرند عبارت است از:

  • تعیین و انتخاب پروژه؛
  • تعیین محتوای پروژه و ایجاد تصویری شفاف از آن؛
  • مشخص نمودن اهداف کلی که باید در خاتمه ی پروژه حاصل شوند؛
  • مشخص نمودن توقعات تمام عوامل ذی نفع در پروژه از قبیل مشتری،مدیریت،سهام داران ، کارفرما و …؛
  • تعیین حدود پروژه؛
  • انتخاب اعضای تیم پروژه؛
  • نوشتن قرارداد و توافق کلیه ی عوامل؛
  • تعیین قوانین و اصول مورد نیاز برای پروژه ،از قبیل سلسله مراتب مدیریت و پل های ارتباطی.

مرحله ی طرح

مرحله ی تهیه ی طرح،شامل ارائه ی تعریفی از کلیه ی اقداماتی است که برای تکمیل پروژه لازم الاجرا است.شناسایی وتعیین منابع مورد نیاز برای تکمیل پروژه، تهیه ی برنامه زمان بندی شده و پیش بینی بودجه ی مورد نیاز ، از دیگر فرایندهایی است که در این مرحله با آن روبرو هستیم.همچنین اهداف پروژه نیز در این مرحله تعیین می گردند.اقدامات دیگری که در این مرحله صورت میگیرند،عبارتند از :

  • برقراری یک تعادل منطقی بین اهداف پروژه با بودجه ی موجود و زمان تعیین شده برای تکمیل پروژه.در این صورت است که حدود پروژه نیز مشخص می شود.
  • تعیین فهرست وظایف و فعالیت هایی که می بایست در مراحل آتی پروژه انجام گیرند.
  • قراردادن پارامترهای لیست فوق در بهترین و مؤثرترین ترکیب ممکن.
  • تهیین منابع و امکانات مورد نیاز بر اساس اهداف تعیین شده و بودجه ی پیش بینی شده.
  • تصویب طرح در بین کلیه ی عوامل پروژه.

مرحله ی اجرا

مرحله ی اجراء، شامل هماهنگی های لازم و هدایت تیم پروژه در راستای انجام اموری است که در طرح مصوب گنجانده شده است.در این مرحله تمام اعضای تیم پروژه باید با تمرکز بالا و بهره گیری از منابع موجود،وظایف خود را به نحو احسن انجام دهند.برخی دیگر از اقدامات این مرحله شامل موارد زیر است:

  • فراهم نمودن و در دسترس قراردادن منابع مورد نیاز تیم پروژه؛
  • هدایت و رهبری تیم پروژه؛
  • بازدیدهای مداوم و درصورت لزوم برپایی جلسات با اعضای تیم؛
  • تأمین نیروی متخصص و مهارت های خاص مورد نیاز؛
  • حفظ ارتباط با کلیه ی عوامل ذی نفع پروژه؛

مرحله ی کنترل

مرحله کنترل در واقع مرحله ی نظارت بر اجرای پروژه است.کنترل یک پروژه عبارت است از برآورد پیشرفت پروژه نسبت به اهداف تعیین شده ی آن،که این عوامل همواره در طول پروژه انجام میگیرد.با اقداماتی که در این مرحله صورت میگیرد،همیشه این اطمینان وجود خواهد داشت که پروژه در مسیر اصلی خود در حال حرکت بوده و هیچ انحرافی بوجود نیامده است.ممکن است شما در این مرحله با مشکلاتی از قبیل تأخیرهای پیش بینی نشده ،هزینه های اضافی و تغییرات اجباری در حدود پروژه مواجه گردید.برای رفع این مشکلات باید مهارت انتخاب جایگزین های مناسب در کوتاه ترین زمان ممکن را داشته باشید.دیگر اقدامات این مرحله عبارتند از:

  • کنترل و حصول اطمینان از قرارداشتن پروژه در مسیر اصلی خود؛
  • به کارگیری اقدامات اصلاحی در مواردی که پیشرفت پروژه کمتر از حد انتظار است؛
  • پذیرش و ارزیابی درخواست های ارائه شده توسط عوامل پروژه در جهت ایجاد تغییرات؛
  • تغییر در طرح اجرایی (درصورت لزوم)؛
  • تغییر در میزان منابع مورد نیاز(در صورت لزوم)؛
  • درصورت نیاز ،بازگشت به مرحله ی دوم(طرح)و ایجاد تغییرات در اهداف و تصویب آن؛
  • تغییر در حدود پروژه؛
  • مقابله و رفع مشکلات پیش بینی نشده ای که همواره در مرحله ی اجرا با آن ها مواجه خواهیم بود؛

مرحله ی بستن پروژه

این مرحله آخرین مرحله ی مدیریت پروژه است و حتی مراسم جشن پایان پروژه ، تشویق ها و جوایز نقدی ارائه شده نیز جزو این مرحله محصوب می گردند.در این مرحله باید توجه داشت که اعضای تیم پروژه باید تا آخرین لحظه همچنان جدی و با انگیزه به وظایف خود ادامه دهند زیرا ممکن است از نظر آن ها همه چیز خاتمه یافته محسوب شود و افکارشان حول پروژه های جدید یا فعالیت های دیگر حرکت کند.

گرفتن تأییدیه ی محصول نهایی یا کار انجام شده نیز از جمله اقداماتی است که در این مرحله رخ می دهد.موارد دیگر عبارتند از:

  • معرفی نتایج و دستاوردها؛
  • اتمام عملیات اجرایی و انحلال تیم پروژه؛
  • یادگیری و کسب تجربه از انجام یک پروژه؛
  • مرور مراحل مختلف پروژه و دستاوردهای آن به همراه همه ی اعضای تیم پروژه؛
  • نوشتن گزارش نهایی پروژه؛
[QR size=”50×50″ link=”yes”][/QR]

دیدگاه خود را بیان کنید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

Menu Title